評価業務を5日から数分に短縮！業務効率化の成功事例

課題

• 紙とExcelでの評価運用により、集計や再計算に時間がかかり、作業に5日以上費やすなど負担が大きかった。
• 評価項目が100項目以上あり、評価できない項目があると計算にズレが生じ、再計算が必要になるため非常に大変だった。

効果

• 集計の手間がなくなり、評価結果もリアルタイムで確認ができるようになったことで、評価業務が大幅に効率化された。
• 加点機能を使って、入社歴や特別な評価基準に応じて、柔軟に調整できるようになり、より公平な評価が実現できた。
• 操作画面がわかりやすく、現場でもスムーズに利用してもらえた。

今回は、人事評価ナビゲーターを導入し、業務効率化を実現されたラーメンチェーンを運営する株式会社ZENのご担当者様にお話を伺いました。

まずは、御社の事業内容や大切にされている理念について教えていただけますか？

弊社は現在、ラーメンチェーンを7店舗運営しており、製造工場と本社を含む計9拠点で事業を展開しています。企業理念は「今日の感謝は未来を創る」。お客様、家族、同僚、取引先、地域の皆様に対する感謝の気持ちを念頭に接することを基本としています。また、13の行動指針を掲げ、社員全員がその指針に基づいて行動することを評価制度にも反映させています。評価シートは、店舗・工場・本社、それぞれの職種や役職に応じて細かく分けています。

■ 紙とExcelで限界を感じていた評価業務

システム導入前の評価運用について教えてください。

評価はすべて紙ベースで行っており、元になるExcelシートは私が作成していました。それを印刷し、一人ひとりに配布して自己評価と一次評価を記入してもらい、その後回収して手作業で集計していました。評価項目は100項目以上あり、獲得率でスコアを算出していました。例えば、100項目中80項目が該当すればスコアは80％という計算です。ただ、評価できない項目があると分母が変わるため、獲得率の計算にズレが生じ、再計算が必要になる点が非常に大変でした。

30人分の評価データを手入力・調整するだけで3日ほどかかり、準備や結果の印刷まで含めると5日以上かかっていたと思います。秘匿性が高く、業務の正確さが求められるため、部下に任せづらい作業でもあり、すべて一人で対応せざるを得ませんでした。非常に気を使う大変な業務でした。

人事評価ナビゲーターを導入すると、入力されたデータがそのまま反映され、自動で結果が出せるようになり、これまでかかっていた集計や再計算の手間がなくなり、本来の業務に集中できるようになりました。

■ 決め手は「コスト」と「慣れやすさ」

数あるシステムの中から人事評価ナビゲーターを選んでいただいた理由を教えてください。

展示会ではいくつかのシステムを比較しましたが、他社のシステムで私たちが使っていたExcel評価表と非常に近いものを見つけ、「これは良い！」と感じました。ただし、コスト面で大きな差があり、その点で導入を見送らざるを得ませんでした。

その後、御社のブースでこのシステムを見たとき、最初は見た目が異なり違和感がありましたが、仕組み自体は非常に近いとわかり、「慣れれば問題ない」と確信できました。価格も非常にリーズナブルで、それが最終的な決め手となりました。

■ システム導入で評価業務の負担が激減。現場もスムーズに順応できました。

人事評価ナビゲーターを導入後、集計や配布の手間が大きく軽減されたと伺いました。その他に変化を実感された点はありますか？

一番大きな変化はスピード感ですね。最終的な評価結果がリアルタイムで即座に確認できるようになったことは、非常に大きな改善でした。以前は、紙で回収して手作業で集計していたので、かなり時間がかかっていました。その差は一目瞭然です。

導入時、現場の皆さんの反応はいかがでしたか？

正直、現場の抵抗感は予想以上に少なく、スムーズに受け入れられました。実際に使ってみると、「簡単にできる」と感じたようで、操作に迷う声もほとんど上がりませんでした。導入時には特別なオリエンテーションを行わず、代わりに私が作成した簡単な動画マニュアルを配布しました。ログイン方法や評価の付け方を、自分で操作している様子を録画し、それをそのまま共有しただけですが、意外にもスムーズに進んだので、システム自体がとてもわかりやすかったんだと思います。

つづいて、機能面についてもお伺いできますか？ 実際に使ってみて「この機能があってよかった」と感じた点はありますか？

最終判定画面の「加点」機能は非常に便利でした。これは管理者からも高く評価されています。同じ評価シートを使っていても、入社歴が半年の人と3年の人では業務理解に差があり、その差が評価に十分に反映されていなかったため、以前は社内で独自に調整していました。例えば、「この人は入社半年だから少し底上げしよう」といった具合です。

このシステムでは、「入社半年未満なら20点、1年未満なら10点」といったルールを設けて加点できるので、従来の運用方針をそのままシステム上で再現できました。

なるほど。既存の社内ルールとシステムをうまく融合させたんですね。

そうですね。また、社長の裁量で「この社員はもう少しで上のランクに届きそうだから、あと5点つけよう」といった調整ができる点もありがたかったです。この柔軟性が非常に便利でした。

他にもありますか？

評価シートの項目ごとに係数をかけられる機能も便利でした。重要な項目には2倍、3倍の重みをつけることができ、それも簡単に設定できる点が良かったです。また、評価項目が大きく変わる際にCSVで一括インポートできるのも便利でした。その他にも多くの便利な機能があります。

■ 現場の目指す姿を明確にすることが評価スキルの向上に繋がる

最後に、今後、御社で取り組んでいきたいことについて教えていただけますか？

評価の仕方を教えることも大切ですが、もう少し上流の部分、例えば「現場としてどのような姿を目指すのか」を明確にすることが重要だと考えています。

例えば店長であれば、「店長としてのあるべき姿」がしっかり定まっていれば、そこに近づくために何が必要かが自然と見えてきます。結果的に、それが評価の軸にもつながり、評価スキルも高まっていくと思っています。ただ、現場ごとに多少のバラつきがある点については、以前から課題として挙げています。

例えば「評価が甘い」「厳しい」といった偏りですか？

そうですね、評価に甘口・辛口の差が目立つこともあります。しかし、同じ職位の社員同士で比較してみると、「あれ？こっちの方が評価が高いけど、実際の働きは逆じゃない？」という違和感を覚えることもあり、そういった場合には最終判定で調整を行っています。このように全体の整合性を取るようにしています。

紙とExcelを使った手作業の評価運用から、人事評価ナビゲーターの導入で一気に効率化が進んだというお話が印象的でした。評価結果の集計時間が大幅に短縮され、現場の皆さんも「簡単にできる」とスムーズにシステムに慣れたとのこと。評価業務の負担軽減だけでなく、従業員一人ひとりに合った柔軟な加点機能も導入され、より公平な評価を実現できた点が特に効果的だったと感じました。

人事評価ナビゲーターは、これからも現場に寄り添ったサービスを目指して進化していきます。貴重なお話をお聞かせいただき、本当にありがとうございました！

（取材日）2025/04/25　※掲載内容は取材当時のものです。