評価記録をシステムで一元管理！従業員の主体性を引き出す活用事例

課題

• 紙ベースで評価を実施していたため、スタッフの評価記録を時系列で把握することが難しかった。

効果

• システムに移行したことで、時系列での記録管理が可能になった。
• 目標設定と振り返りを定量的・定性的に半期ごとに実施したことで、スタッフの主体的な行動がうまれるようになった。

社会保険労務士事務所Bloom様は、中小企業や医療機関に向けて、人事労務管理や給与計算、採用支援、就業規則策定など、幅広いサービスを提供しています。特に、クライアントのニーズに合わせた柔軟で効果的なサポートを行い、ITツールを駆使して効率的な業務運営を実現しています。
今回は、人事評価ナビゲーターを社内に定着させるための取り組みや導入効果、今後の活用法について、代表の三嶋様と担当者の清水様にお話を伺いました。

まず初めに社会保険労務士事務所Bloom様について教えてください。

三嶋様：私たちの理念は『「働きがい」と「誇り」のある職場を共創する』です。もともと私は医療系コンサルタントとして税理士法人で勤務し、医療機関のお客様を多く担当していました。その際よく耳にしたのが「良い人材が採用できない」「特定のスタッフを辞めさせたい」という2つの悩みです。これでは経営者もスタッフも不幸で、患者さんにとっても良い環境ではありません。この状況を改善したいと考え、採用支援を始めました。その支援の中で労働基準法に関する質問をいただくことが増え、社労士資格を持っていない自分が調べて対応するのでは遅れが生じると感じ、社労士資格を取得しました。採用は職場の課題解決の中でも特に重要です。採用がうまくいけば、その後の運営が格段に楽になります。そのため、採用を中心にサポートに力を入れています。

理念としている、「働きがい」と「誇り」を感じられる職場とは、「ここで働いていて良かった」「自分は成長できている」とスタッフが実感できる環境だと思います。これを自社のスタッフだけでなく、お客様の職場でも広げていくことが私たちの使命です。
その結果、生き生きと働く人が増えれば、経営者も喜び、職場全体の雰囲気が良くなると思います。このような取り組みが広がることで、日本全体の経済も活性化すると信じています。この理念を胸に、日々経営に取り組んでいます。

清水様：私は、この士業と言われる業界に入る前は、お客様に喜びを与えるエンタメ業界で働いていました。その経験を通じて、今後「人」がより重要になると感じ、昨年、この業界に飛び込みました。私が大切にしている考え方は、できるだけ全方位的に良い結果を生むことです。一般的に「三方よし」という言葉が使われますが、このような考え方を基に仕事を進めていきたいと思っています。また、「先義後利」という言葉を大切にしており、この考え方を実践し、常に相手に対して誠実であることを大切にしています。

人事評価ナビゲーター導入前の運用方法と、それまで感じていた課題を教えてください。

三嶋様：以前は、Excelで作成した評価表を印刷し、手書きで評価を記入していました。しかし、手書きの内容をExcelに転記していなかったため、時系列での記録が難しく、課題に感じていました。そんな中、東京ビッグサイトの展示会で日本経営の営業担当者と出会い、『人事評価ナビゲーター』を知りました。まずは自分たちで導入し、これをお客様にも紹介できるのではないかと思いました。

数あるシステムの中から人事評価ナビゲーターを選んでいただいた決め手を教えてください。

三嶋様：コスト面は重要な理由の一つで、他のシステムと比べて導入しやすい価格設定が魅力でした。また、シンプルで扱いやすい点も決め手でした。他社のシステムは多機能すぎて使いこなせず、当社やお客様のような、さほど規模の大きくない会社には合わないと感じました。その点、このシステムは人事評価に特化しており、集中して取り組むのに最適だと思い選びました。

システムを導入してから変わったことを教えてください。

三嶋様：システムやスケジュール管理については清水が担当しており、以前使っていたExcelのデータも、日本経営のサポートで全て移行してもらえたので、自分たちで設定する手間が省け、とても助かりました。運用面では、1on1の実施日や何ヶ月後・1年後のスケジュールを事前に設定できるようになり、管理がスムーズになりました。清水が立てたスケジュールに従って、メンバーも『自分で考える時間を確保しよう』と積極的に取り組んでいます。このプロセスを通じて、自ら考え行動する内発的な動機づけが生まれたと感じています。

システムを使用してみて、ここが良かったというポイントはありますか？

三嶋様：システムにログイン後、自分のタスクが点滅表示される機能がとても良かったです。今すぐにやるべきことが一目でわかりやすく、非常に便利だと感じました。

システムを使用してみて、従業員の皆さんに何か変化などはありましたか？

清水様：以前は評価期間を上期と下期に明確に分けず、通年で目標を立てて1on1を不定期に行う形式でした。しかし、システム導入後は、上期と下期の目標を定量的かつ定性的に決めてもらい、それに対する振り返りを行う運用方法に変更しました。

このようにすることで、取り組みを振り返る際に、自分がどのように取り組み、結果としてどうだったのかを考えてアウトプットする意識が高まりました。また、目標に向かってしっかりと取り組むことへの意識づけにも繋がったと思います。まだ導入して1期目の下期の途中ですが、このプロセスをルーティン化できれば、毎年同じ時期には「こう考えなければならない」といった自発的な動機づけがさらに生まれてくるのではないかと予想しています。

ありがとうございます。システムを活用する中で、振り返りや目標に取り組む意識が高まっているとのこと、本当に嬉しく思います。
このプロセスが職場全体にしっかりと根付き、自発的な動機づけがさらに広がるサイクルを作れるよう、システム面で引き続きサポートしてまいります。

今後の人事評価ナビゲーターに関するご期待やご要望があれば、ぜひお聞かせください。

三嶋様：私自身、まだ人事評価ナビゲーターを使いこなせていない段階で、機能も触りながら覚えている状態です。現在はざっくりとした枠しか作成していないため、今後はその枠内でスタッフがどういった行動をすれば望ましい結果が得られるか、行動ベースで具体化していきたいと考えています。その際には、さらに細かいご指導をいただけると助かります。

清水様：サポート面では、担当者の方に何度も電話でレクチャーを受けましたが、とても分かりやすく教えていただいたので、非常に助かりました。機能については、今後検討いただきたい点を担当者にフィードバックしており、それが実装されることでさらに使いやすくなると期待しています。また、今後は人事評価ナビゲーターを使っているユーザー同士を繋ぐコミュニティ機能の導入もぜひご検討いただきたいと考えています。人事評価ナビゲーターを通じて、他の人事担当者や同じユーザーとコミュニケーションを図る場があれば、より積極的に活用でき、モチベーションの向上にも繋がると考えています。

引き続き、人事評価ナビゲーターがより良いサービスとなるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

（取材日）2024/12/17　※掲載内容は取材当時のものです。