システム導入で属人化を解消！業務効率化と評価の透明性を実現

課題

• 一人の担当者がすべてを管理していたため、修正や運用に時間がかかっていた。
• 評価表の割り当てや集計を手作業で行っていたため、リードタイムが長かった。
• 過去の評価や最終評価を確認できず、評価内容が不透明でフィードバックが不足していた。

効果

• 属人化が解消され、複数の担当者がシステムを利用できるようになり、作業時間が大幅に短縮された。
• 評価業務のリードタイムが短縮され、運用が安定した。
• 過去の評価や評価者ごとの結果が簡単に確認でき、評価内容が透明化した。

御社について教えてください。

弊社は半導体製品を製造している会社です。半導体の設計・開発に携わるエンジニア、製造を直接担当するオペレーター、そしてそれらを支えるバックオフィス部門が連携して成り立っています。現在は、約700名の従業員が岡山県、鹿児島県、京都府の3拠点で業務を行っています。
岡山県井原市は本社所在地で、約260名の従業員が住んでおり、多くの地域雇用を支えていくことが私たちの社会貢献の一つだと考えています。

システム導入前はどのような運用を実施していましたか？

導入前は、弊社の社員が独自のプログラムを作成し、それを全社員に使ってもらっていました。
しかし、人事異動や組織変更の際には、担当者が一人ですべてを管理していたため、属人化が問題になっていました。結果として、人事担当者がそのプログラムに全く触れられない状況になってしまい、プログラムのミスが出たり、修正に時間がかかったりするなど業務効率が低下していたため、アウトソースしたほうがスムーズに運用できるのではないかと考え、導入を決意しました。

システム導入の効果はいかがでしたか？

抱えていた課題がすべて解決したと感じています。以前は、評価業務に多くの時間がかかっていたのですが、その主な原因は業務が属人化しており、担当者以外がシステムを扱えなかったことにあります。評価表の割り当てや評価ルートの設定、集計作業に多くの時間を要していましたが、導入後は全体的にリードタイムが大幅に短縮されました。また、人事担当が専任ではなく、通常業務と並行して進める必要があったため、業務負担が非常に大きかったです。現在では、作業が2時間程度で完了するようになり、業務効率が大幅に向上しました。システム導入のタイミングで人事評価制度を入れ替えたこともあり、新しい制度にシステムが適応できるのか不安がありましたが、現行制度を維持しながらシステム化を進めることができ、問題なく運用できた点も非常に良かったと感じています。

人事評価ナビゲーターを使ってみてこの機能は良かったと思う点はありますか？

過去の評価を簡単に閲覧できる点が非常に良いと感じました。評価入力の際に、以前どのような評価がつけられていたかを振り返るきっかけにもなり、役立っています。
以前のシステムでは、過去の評価を確認することができなかった上、上司がつけた評価の最終結果も把握できませんでした。人事評価ナビゲーターは、評価者ごとに自分の評価点数を把握できるため、非常に助かっています。

システムを活用して今後どのようなことをしていきたいですか？

これまで、評価者から従業員へのフィードバックが一方通行であると感じていました。また、フィードバックの時間が取れている部署と、取れていない部署がバラバラだったのも課題でした。
システムを導入したことで、自分の評価内容を確認できるようになりました。また、次回の評価からは評価項目ごとのコメントも公開する予定です。そのため、フィードバックの時間が取れていない部署でも、自分がどのような評価を受けているかが分かりやすくなると期待しています。
今後は、従業員と評価者の距離がもう少し縮まるよう、このシステムを活用してフィードバックの機会を増やし、新たな施策を検討していきたいと考えています。

引き続き、人事評価ナビゲーターがより良いサービスとなるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

（取材日）2024/10/04　※掲載内容は取材当時のものです。