現場に根付く評価制度の運用ポイントとは？システムと丁寧な説明で支える病院の組織づくり

課題

• 約170名分の評価をExcelで管理しており、複数のシートや関数処理が複雑で、集計作業に多くの時間と手間がかかっていた。
• 労務管理などで他社システムを利用していたが、評価機能の使い勝手が悪く、活用できていなかった。

効果

• Excelでの評価集計に毎回5時間以上かかっていた作業時間がほぼなくなり、管理業務の負担が大幅に軽減された。
• 評価の進捗や状況がシステム上で一目で把握できるようになり、管理者の確認作業が簡略化された。
• 現場から「使いづらい」「わからない」といった声が上がることなく、スムーズに評価運用を開始できた。

まずは貴法人について簡単に教えてください。

当院は常勤の医師が9名在籍し、病床数45床という規模の中でも医師体制が充実しているのが特徴です。平日毎日手術を行い、月間100件ほどの手術数、1日平均350人ほどの外来患者数があります。整形外科に特化した病院として、地域のニーズに応えています。

また、スポーツ整形にも力を入れており、多くのプロスポーツチームのメディカルドクターを務めています。「スポーツに関わるすべての人々、特に子どもたちの未来を明るくする」という理念のもと、日々取り組んでいます。

人事評価ナビゲーター導入前に感じていた課題について教えてください。

労務管理などで別のシステムを利用していましたが、搭載されている評価機能は使いづらく、評価機能を利用できる契約ではあったものの、ほとんど活用できていませんでした。そのため、約170名分の評価をExcelで管理しており、これが非常に手間でした。

当時は1人の担当者が全職員分のデータを集計しており、関数やコピーを駆使して膨大なシートを扱う作業は、かなりの負担だったと思います。業務量に対して非効率な部分が多く、限界を感じていました。

数ある評価システムの中で「人事評価ナビゲーター」を選ばれた理由は何だったのでしょうか？

理由は大きく3点あります。
まず1つ目は、コスト面です。使っていたシステムの評価機能と比べても、人事評価ナビゲーターの方がリーズナブルで、導入の大きな決め手になりました。

2つ目は、ユーザーインターフェースのわかりやすさです。トップ画面で行動評価と目標評価のステップがひと目で確認でき、進捗状況に応じて画面が点滅して知らせてくれるので、複数の評価を同時に進めても「今、何をすべきか」が明確でした。

そして3つ目は、データ集計のしやすさです。CSV形式でデータを出力できるため、集計や分析がスムーズに行え、作業効率が大幅に向上しました。

導入後に実感された効果について教えてください。

やはり一番は、運用や管理にかかる手間が大きく減ったことです。以前は、Excelシートの作成・配布・集計などに、毎回5時間以上費やしていましたが、その時間がほぼなくなりました。

また、誰がどこまで入力しているのかといった進捗状況も、システム上で一目で確認できるようになりました。これにより、「やったか・やっていないか」を一人ずつ確認する必要がなくなり、評価全体の状況をスムーズに把握できるようになったと感じています。

システムの使い方はどのように社内周知されたのでしょうか？

操作マニュアルを作成したのはもちろん、実際の画面と評価制度を組み合わせた解説動画も用意しました。目標設定や承認の流れ、面談の進め方などについて、実際のシステム画面を見せながら説明する形で、複数の動画を作成しています。

また、評価制度そのものについての説明資料も整え、制度理解とシステム操作の両方をセットで伝えるようにしました。そのおかげで、操作に関する個別の質問はほとんどなく、現場で自然に運用が進んでいる印象です。

今後、力を入れて取り組みたいことについて教えてください。

今後は、評価者・役職者の育成により力を入れていきたいと考えています。制度だけを整えても、それを運用する人の理解やスキルがなければ意味がありません。コメントの書き方ひとつ取っても、部下のモチベーションに大きく影響します。

将来的には、各部署の管理職が、次の監督職を育成するような仕組みを整え、自律的に組織が成長していく流れをつくりたいと考えています。そのためにも、評価ナビゲーターを最大限活用し、人材育成の土台をさらに強化していきたいです。

職員170名規模という病院でありながら、評価制度をスムーズに導入・定着できたのは、システムの使いやすさに加え、制度そのものの説明を丁寧に行い、職員一人ひとりがきちんと理解できる環境を整えていたからこそだと思います。
制度を“形”だけでなく“意味”として伝えることの大切さを、今回のお話から強く感じました。この度は貴重なお話をありがとうございました！

（取材日）2025/7/30　※掲載内容は取材当時のものです。