簡単な操作で導入もスムーズ。 業務スピードが向上しました。

課題

• 職員数が多く、集計に時間がかかっていた
• 紙で運用していたため、評価シートの管理が難しかった
• PCに慣れていない職員が多く、システムを導入しても上手く運用できるか心配だった

効果

• 集計の負担が大幅に減った
• 評価シートを紛失する心配もなく、進捗管理もしやすい
• 使いやすいため、職員からの問い合わせが少なくスムーズに運用できる

貴社が人事評価を実施する目的はなんですか？

当法人の人事評価は、法人理念・経営方針から職員に伝えたいメッセージを強く打ち出したものです。階層別に10等級制でそれぞれ評価項目が異なっており、同じ等級に滞留せず少しずつでもステップアップしてほしいという思いを込めています。ですので、等級数は他の法人よりも多いかもしれませんね。
人事評価結果は賃金にも反映させています。法人理念に基づく各評価項目を意識してもらい、仕事に取り組んでもらえるような仕組みづくりを心がけています。

導入前はどのような運用をしており、どのような点が課題でしたか？

現在では非正規職員も含め1,700名以上の職員が働いてくれています。人事管理も一苦労ですが、以前は紙の評価シートで人事評価を行っていました。
人事評価結果は最終調整を行って確定させているのですが、手書きの評価結果を各事業所でExcelに打ち込み、本部でデータを取りまとめます。全事業所から集めたデータを統合し、チェックも何度も行っていたのですが、こうした資料づくりに非常に時間がかかっていました。正直言ってしまえば、各事業所でExcelデータにミスがあったとしても本部では気づけない状態でした。
事業所をまたいだ人事異動があれば評価シートを異動先に郵送しなければならなかったのですが、郵送時に紛失したり、管理方法が曖昧で本人の評価シートが見つからなかったりというアクシデントがあったことも･･･。
職員数も年々増えていきますので、紙運用に限界を感じていました。

人事評価ナビゲーターを導入して良かった点は何ですか？

現在は人事評価ナビゲーターで非正規職員を含めた全職員の評価を行っています。PCに慣れていない職員も少なくないのでシステムを上手く運用できるか心配していましたが、職員からは「使いやすい」という声が多く安心しています。各事業所に十分な数のPCを配置した後だったので、タイミングも良かったです。
ただ、非正規職員に限っては、自己点検（自己評価）を紙のままで行っています。PCやスマートフォンを持っていない職員もいますし、自分の振り返りは紙に書いてもらったほうが良い面もあると考え、そう判断しました。人事評価ナビゲーターは自己評価が紙であったとしても、上司の評価は進められる仕様になっているので、そういう運用の工夫が効くのは便利ですね。
導入時の、職員から本部への問い合わせも想定より少なくて済みました。また、これまではスケジュールに遅れがあると、それを各事業所に催促の連絡をし、各事業所で人事評価を行ってもらい、シートを郵送してもらうという流れで数日かかっていたのですが、今は各事業所が人事評価をつけるとリアルタイムで本部で確認ができるので、スピーディーに業務が進むようになりました。

人事評価ナビゲーターを活用して今後どのようなことを実現したいですか？

人事評価ナビゲーターでは、管理者アカウントからの操作や設定変更も簡単です。今年は数十名の人事異動がありましたが、法人内部で評価者設定を変えるだけで評価データの引継ぎも完了できました。
また、今回は人事評価ナビゲーターから出力したExcelデータを給与システムと紐づけることができ、当法人に合った形に運用も変えながら、少しずつ使いこなせているように思います。
当法人で今の人事評価制度が運用され始めたのは4～5年ほど前から。今も少しずつ、そのルールや仕組みを変えています。たとえば、今年はアメーバ経営の導入に踏み切ることになりました。各事業所の経営意識を高めていくため、処遇反映のルールも含めて少しずつ制度改定を行っています。
業績評価のあり方を変更しました。システムも人事評価制度そのものも、時流に合う形にちょっとずつ調整をしていきながら、目的である理念の浸透を実現させていきたいですね。

（取材日）2019/6/24