「評価シートの再現性」と「手厚いサポート」が決め手。Excelからの脱却で評価業務の効率化を実現！

課題

• Excelで80名分の評価シートを手作業で管理しており、ひな形や評価者の確認・変更などで膨大な工数がかかっていた。
• 評価フローや進捗が見えず、回収や分布調整、査定決定のための集計作業も手間がかかっていた。

効果

• 評価業務の工数が約5分の1に削減した。
• 管理者が評価フローをリアルタイムで把握可能になり業務効率が大幅向上した。
• 一括設定機能により個別配布・ファイル分け不要で作業負担が軽減した。
• サポートチームの丁寧な対応と営業担当の継続的なサポートによりスムーズに導入できた。

人事評価ナビゲーター導入前に感じていた課題について教えてください。

導入前はExcelで評価を管理していました。評価軸は販管部門（テクニカルサポート、導入・SE、配送、総務・経理）と開発部門に分かれており、1等級から7等級まで評価シートを用意。5等級からはマネジメント系とエキスパート系に分かれていました。4等級（係長相当職以下）は半期ごと、5等級以上は通年で評価を実施していました。

当時は約80名分の社員に対し、昇格や異動のたびに評価シートのひな形や評価者を確認・変更し、1件ずつExcelファイルを開いて作業をしていました。配布後の進捗は見えず、評価期間終了後に回収。賞与や昇給・昇格の査定時には、再び各データを開いてメモを取り、評価分布図を作成して調整を行い、最終的には取締役会で全社的な貢献度を踏まえて査定額を決定していました。非常に手間のかかるプロセスであり、業務負担の大きさが課題でした。

数ある評価システムの中で「人事評価ナビゲーター」を選ばれた理由は何だったのでしょうか？

導入時には4社の評価システムを並行してトライアルしました。比較の基準は、既存評価シートをシステム上でどれだけ再現できるか、そしてサポートの手厚さでした。他社のトライアルでは、実際の操作体験ができず、営業担当者が代わりに操作したり、再現作業が複雑で、レクチャーを受けるにも追加料金がかかるというケースがありました。

一方、人事評価ナビゲーターは営業担当者が丁寧にレクチャーしながら評価シートを再現してくれ、操作のしやすさも他社と比べて格段に高いと感じました。さらに、トライアル時に作成したデータをそのまま保存して契約後に利用できる提案をいただいたことも大きな決め手です。契約までの期間が空いてしまったため、もし最初からやり直すことになっていたら、多くの作業内容を忘れてしまっていたはずです。このサポートにより、スムーズに導入することができました。

導入後に実感された効果について教えてください。

導入後は作業負担が劇的に減り、評価業務にかかる工数はおよそ5分の1に削減されました。管理者は評価フローをリアルタイムで把握できるようになり、全体の業務効率が大幅に向上しました。

人事評価ナビゲーターで便利だと思った機能があれば教えてください。

特に便利だと感じているのは、評価者（一次・二次）の設定や評価シートの割り当てを一括で行える機能です。設定した内容も一覧で確認できるため、修正や再設定もスムーズです。これまで必要だった評価者への個別配布や社員別のファイル分けも不要になり、従来の作業がどれほど非効率だったのかを痛感しています。

社内での反応はいかがですか？

社員アンケートの結果、60％以上の社員が「システムが使いやすい」と感じています。上司とのコミュニケーションが改善されたと答えた社員は30％以上、仕事へのモチベーションが変わったと感じた社員も30％、さらに目標設定やフィードバックが自己成長につながったと回答した社員は35％を超えました。

Excelや紙のやり取りがなくなったことや、自分の目標・評価が記録として残る点、評価の過程や理由がわかりやすくなった点が特に評価されています。ブラウザからすぐにアクセスできるため、目標を確認・見直しやすくなったことや、評価制度を意識する機会が増えたことも好評です。

運用後のサポートはいかがでしょうか？

サポートチームの対応はとても親切で、理解が難しかった部分はオンラインレクチャーで詳しく説明していただき、さらに録画データまで提供してもらえました。教えていただいているときは内容を理解することに集中しているため気づきませんでしたが、録画を見返してみて、そのサポートの丁寧さと誠意に感動すらおぼえました。

人事評価ナビゲーターをどんな会社におすすめしたいですか？

人事評価ナビゲーターは、どの企業にもおすすめできます。
360度評価などの新しい評価方法を導入する企業もありますが、日本経営さんの経験では、多くの企業は既存の評価シートをベースに運用を続けることが多いそうです。また、新しい方法を試しても、社内の反応を見て元に戻す企業も少なくないと、実際、トライアルで比較した他社の担当者も同様の見解をお持ちでした。

つまり、システムを導入するうえでは、評価シートをいかにシステム上で再現しやすいか、そして評価制度管理者や評価者の工数をいかに削減できるか、さらにどれだけ手厚いサポートが受けられるかが重要だということです。人事評価ナビゲーターのシステムとサポートチームは、これらの要素をしっかり備えています。

また、多くの企業では営業担当は営業の範囲で関わりが終わるケースが多いですが、日本経営さんでは導入後も営業担当の方からお気遣いをいただく場面があり、サポートの手厚さを感じます。複数社でトライアルを行ったからこそ、その違いがよくわかりました。

今後、力を入れて取り組みたいことについて教えてください。

導入当初はあまり活用されていなかったメモ機能を、今後は積極的に活用していきたいと考えています。私自身、このメモ機能には大きな魅力を感じています。日々の実績や失敗を記録することで評価の精度を高め、ハロー効果などの評価エラーを防止し、客観的な事実に基づいた評価を行うことが目標です。こうした取り組みを通じて、評価者それぞれの甘辛傾向を是正することにもつなげていきたいと考えています。

今後、人事評価ナビゲーターや日本経営に期待していることはありますか？

開発部門の評価項目の見直しについて助言をいただいていますが、現在は新規ソフトウェア開発事業を進めている最中で、部門内で人事評価について協議する余裕がない状況です。そのような中にあっても、評価項目の見直しを進めていけるよう、コンサルティングの知見を活かした具体的な提案やアドバイスを期待しています。

今回のインタビューを通じて、現場目線で着実に運用改善を進める姿勢が伝わってきました。人事評価ナビゲーターは、これからもお客様に寄り添ったサービスを目指して進化していきます。貴重なお話をお聞かせいただき、本当にありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。