人事評価改革の第一歩！システム導入で変わる人事評価

課題

• 汎用的な評価項目をそのまま使用し、自社に合ったカスタマイズがされていなかった。
• Excelで評価データを管理していたため、集計に時間と手間がかかっていた。
• Excelファイルをメールでやり取りしていたため、セキュリティ面でのリスクがあった。

効果

• 2種類だった評価表を6種類に細分化し、社員に適した評価への第一歩となった。
• システム導入で評価プロセスがスムーズになり、業務負担が減少した。
• システム上で評価データを管理できるようになり、セキュリティが強化された。

初めに御社について教えてください。

当社はIT業界・情報処理産業に属し、大手メーカー様やSier様が策定した仕様（要件）に基づき、システムや製品を形にする会社です。具体的には、クリエイターが創造した物をビルディングする事業で、私たちは主に後者を担当しています。建築業界に例えると、設計士が描いた図面をもとに建物を創る大工といえると思います。

当社は今年で創業60周年を迎えますが、従業員を大切にし、アットホームで風通しの良い職場環境を心がけています。一方で、出向が多いという業界特有の環境の影響もあり、現場の業務に関わる方々との円滑なコミュニケーションについては、継続して取り組むべき課題となっています。

今回、人事評価システムを導入しようと考えたきっかけや、導入前に感じていた課題について教えていただけますか？

実は最初は、人事評価システムの導入自体が目的ではありませんでした。これまでの評価制度は、インターネット上の汎用的な評価項目を自社用にカスタマイズすることもなく、そのまま使用し、評価内容や点数も重視していなかったため、評価が単なる形式的な作業となってしまっていたんです。そのため、そのような運用をしてきた評価制度を見直し、社員の頑張りを適切に評価できる制度にしたいと考えていました。

しかし、論理的で正当性のある評価項目を作成するには、従業員一人ひとりに異なる評価項目を設定しなければならず、評価設問を自分たちで作り込むのは非常に難しいと感じました。また、もしそのような個別の評価設問を作ったとしても、今度は評価業務自体が負担になってしまう恐れもあります。そのようななかで、可能な限り精度の高い評価ができる、効率的な制度の実現を模索していたところ、御社のシステムに出会いました。

どのような選定基準でシステムを選ばれたのでしょうか？

初めは大手のシステムやタレントマネジメントシステムを選択肢として検討しましたが、当社の評価制度がまだ十分に確立されていない段階で、いきなり大規模なシステムを導入するのは当社の規模には適していないと判断しました。最終的に、以下の3つのポイントが決め手となりました。
・コストパフォーマンスの高さ
・現在使用している評価表との親和性
・直感的に操作できる使いやすさ

ありがとうございます。「使いやすさ」という部分について、具体的にこの部分が良かったということはありますか？

評価を実施する際に、評価段階をワンクリックで入力できるシンプルな操作性が特に使いやすいと感じました。他社の製品ではドロップダウン形式で選択するものが多く、選択肢を開いてから選ぶというひと手間が発生します。たかが1クリックの違いですが、この小さな操作の差が、評価者の負担に大きな影響を与えるため、ストレスなく作業を進められる点がとても良いなと思いました。

「人事評価ナビゲーター」を導入された後、どのような変化を感じられましたか？

これまではExcelを使って評価を実施していたため、評価シートの管理や集計に手間がかかり、負担が大きいと感じていました。しかし、システムを導入したことで評価プロセスがスムーズになり、負担が大幅に軽減されました。また、Excelファイルをメールでやり取りすることがセキュリティ上のリスクとなる点も課題だったため、システム上で安全に管理できるようになったのは大きな改善だと感じています。

さらに今後は、過去の評価履歴を簡単に閲覧できるようになり、継続的な成長を把握しやすくなることにも期待しています。今回のインタビューは1回目の評価を終えた段階でお答えしていますが、今後、昨年の評価データと比較しながら従業員の成長を確認できるようになれば、より適切なフィードバックが可能になり、評価の質が向上すると考えています。

これまで、集計にはどのくらいの時間をかけて行っていたのでしょうか？

集計にかかる時間は状況によって異なりましたが、特に査定への落とし込みに時間がかかっていました。その理由は、評価の判断基準が明確でなかったため、各管理者の評価にばらつきがあり、それを調整する必要があったからです。

また、Excelで評価を実施すると、各評価者のデータを個別に集計し、評価のばらつきを確認するために、一つのシートに手作業でコピー・統合するしか方法がありません。この作業にも手間と時間がかかりますが、人事評価ナビゲーターを導入したことで、評価結果の点数を一覧で可視化できるようになり、スムーズに全体のバランスを確認できるようになったのは大きな改善でした。

人事評価ナビゲーターを導入してよかったと思うことはありますか？

導入前には見えなかった部分ですが、サポート体制が非常に充実しており、導入後のフォローも手厚く行ってもらえるため、安心して利用できる点です。コンサルとサポートの品質が非常に高いと感じています。Web会議なども積極的に対応していただけたため、非常に心強かったです。

ありがとうございます。冒頭で課題をお聞きした際に、人事制度に関する課題が挙がっていましたが、実際に人事制度の見直しは行われたのでしょうか？

コンサルティングサービス自体は受けていませんが、人事評価に関する考え方や知識を学ぶ機会を得て、そのアドバイスをもとにいくつかのポイントで制度の見直しを実施しました。具体的には、これまで「管理職用」と「一般職用」の2種類しかなかった評価表を、キャリアや職責に応じて6種類に細分化しました。これにより、各社員の役割に適した評価へと一歩前進できたと考えています。今後は、さらに細かい職種や役割ごとに評価基準を分け、段階的に制度をブラッシュアップしていきたいと考えています。

今後取り組んでいきたいことを教えてください。

今回の導入は、適切な人事評価を実現するためのスタートラインだと考えています。今後も、評価項目のさらなる見直しを進めたいと考えています。特に、今回6種類に細分化した評価項目については、職種ではなくキャリア軸で分けているため、コーポレート部門（総務部門など）の評価基準にはまだ改善の余地があります。

また、現在の評価項目の中には「セキュリティ事故を起こしていないか」のように全員が満点を取る前提のものもあります。このような設問を評価基準に組み込むべきかなど、より実態に即した効果的な設問へとブラッシュアップしていきたいと考えています。

引き続き、人事評価ナビゲーターがより良いサービスとなるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

(取材日）2025/02/28　※掲載内容は取材当時のものです。